So kannst du kostenlos E-Rechnungen empfangen und in Airtable archivieren

Ab 2025 wird es für viele Unternehmen zwingend notwendig sein, elektronische Rechnungen empfangen und archivieren zu können. Aber was genau bedeutet das für dich? Und wie kann man das Ganze effizient und kostenfrei umsetzen?

Die E-Rechnung und ihre Bedeutung ab 2025

E-Rechnungen sind schon lange ein Thema, das in aller Munde ist. Die Welt wird immer digitaler, und es ist nur logisch, dass auch die Art und Weise, wie wir Rechnungen austauschen, sich verändert. Die EU hat Richtlinien eingeführt, die die Verwendung von E-Rechnungen im B2B-Bereich fördern. Und ab 2025 wird in Deutschland die E-Rechnungspflicht für viele Unternehmen in Kraft treten. Das bedeutet konkret, dass du als Unternehmer erstmal mindestens in der Lage sein musst, E-Rechnungen zu empfangen und sie sicher zu archivieren. Auch wenn du noch nicht direkt betroffen bist, ist es eine gute Idee, sich jetzt mit diesem Thema zu beschäftigen.

Defacto E-Rechnungspflicht

Du hast ein kleines Unternehmen und musst dich mit dem Thema nicht beschäftigen, richtig? Falsch!

Ab 2025 muss praktisch jedes Unternehmen im B2B in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. Grund dafür ist, dass der Sender ab 2025 nicht auf die Zustimmung des Empfängers angewiesen ist, um das Format E-Rechnung zu verwenden. Gerade der Punkt Archivierung dürfte einigen Unternehmern Kopfschmerzen bereiten: E-Rechnungen müssen sicher und revisionssicher aufbewahrt werden. Das bedeutet, dass du ein System benötigst, um diese Rechnungen zu empfangen, zu speichern und zu verwalten. Die gute Nachricht ist, dass es viele Softwarelösungen gibt, die dir hierbei helfen können.

Gängige Softwarelösungen für E-Rechnungen

Es gibt schon eine Reihe von Softwarelösungen auf dem Markt, die dir das Empfangen und Archivieren von E-Rechnungen erleichtern können. Hier sind einige gängige Optionen:

• DATEV: Einer der bekanntesten Vertreter aus dem Bereich Buchhaltungssoftware in Deutschland, die auch E-Rechnungen unterstützt.
• lexoffice: Ein Cloud-basiertes Rechnungssystem, das sehr benutzerfreundlich ist.
• Billomat: Eine einfache Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen.
• FastBill: Eine weitere sehr praktische Lösung, die viele Funktionen bietet.

All diese Lösungen haben ihre Vor- und Nachteile und generell gibt es einige Herausforderungen, die du beachten solltest.

Nachteile von E-Rechnung Softwarelösungen

Die oben genannten Softwarelösungen sind zwar hilfreich, bringen jedoch einige Nachteile mit sich:

• Unflexibilität: Viele Standardlösungen sind nicht auf deinen spezifischen Anwendungsfall zugeschnitten. Das übermäßige Anpassen kann umständlich sein.
• Kosten: Viele dieser Softwarelösungen sind nicht kostenlos und können je nach den angebotenen Funktionen teuer werden.
• Funktionsumfang: Manchmal sind die integrierten Tools nicht vollständig oder funktional genug, um alle deine Bedürfnisse zu erfüllen.

Der Vorteil einer No-Code-Lösung

Hier kommen No-Code-Lösungen ins Spiel, die dir helfen können, dein Rechnungsmanagement flexibler und kosteneffizienter zu gestalten. Mit No-Code-Plattformen kannst du ohne tiefgehende Programmierkenntnisse eigene Workflows erstellen, die genau auf deine Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Der größte Vorteil: Du kannst alles so gestalten, wie du es willst. Du hast die volle Kontrolle über deine Prozesse und kannst sie jederzeit anpassen, ohne auf Updates oder Änderungen von Dritten warten zu müssen.

Ein How-To für ein Make.com Szenario

In diesem Teil des Beitrags zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du ein Make.com-Szenario erstellst, das eine Schnittstelle einbindet, um PDF-Rechnungen im ZUGFeRD-Format automatisch in Airtable zu archivieren.

Hierbei werden wir ein E-Mail Postfach verwenden, welches für den Empfang von E-Rechnungen dienen soll. Es gibt aktuell noch keine Vorgaben, auf welchem Weg E-Rechnungen versendet werden müssen.

1. Schritt: Anmeldung bei Make.com

Zuerst musst du dich bei Make.com * anmelden, falls du das nicht schon getan hast. Es ist eine benutzerfreundliche Plattform, die dir die Möglichkeit gibt, No-Code-Lösungen zu erstellen.

2. Schritt: Erstellen eines neuen Szenarios

Nach der Anmeldung klicke auf "Create a New Scenario" um einen neuen Workflow anzulegen. Der Einstieg, also das, was den Workflow starten wird, ist eine eingehende E-Mail mit einer E-Rechnung im Anhang. Es ist übrigens empfehlenswert, ein Postfach eigens für den Empfang von E-Rechnungen anzulegen, also z.B. sowas wie "invoice@deinbusiness.de", auf diese Art musst du nicht die E-Mails herausfischen, die tatsächlich Rechnungen enthalten.

Und statt direkt das Postfach einzubinden und auf eingehende E-Mails zu lauschen, kann auch ein Mail Webhook verwendet werden, an den die E-Mail mit der Rechnung weitergeleitet wird.

 

Ich mache das so, dass ich bei meinem Hoster (namecheap) eine "Catch all" Regel eingerichtet habe zusammen mit einer Filterregel, dass das Wort "invoice" im Empfänger enthalten sein muss. Meine E-Mail Adresse für den Rechnungsempfang lautet z.B. "invoice@digitalsmallbusiness.de"

3. Schritt: API-Schnittstelle einbinden

Nun binden wir die Schnittstelle ein, die du auf RapidAPI findest (Kostenloser Account erforderlich). Diese API ermöglicht es dir, das eingebettete XML zu einer PDF-Rechnung im ZUGFeRD-Format abzurufen. Abonniere die API (im kostenlosen Plan sind 20 Aufrufe / Monat enthalten) und gehe dann wieder zu Make.

 

Wähle das HTTP-Modul (mit API-Key Authorisierung) in Make aus.

 

Gib die URL der Schnittstelle ein und die erforderlichen Parameter. Für die Authorisierung benötigst du deinen persönlichen X-RapidAPI-Key (hier im Bild geschwärzt).

 

Diesen fügst du im HTTP-Modul unter Credentials per Klick auf den Button "Add" hinzu.

Achte darauf, dass der key genau so heißt, wie hier im Bild angegeben "x-rapidapi-key". Als Methode muss "POST" angegeben sein, der Body Type muss "Multipart/form-data" sein.

 

Falls nur eine Rechnung im Anhang enthalten sein kann, können wir es uns hier ein wenig leichter machen beim Mapping. Unter Fields tragen wir für das erste Item unter Field type "File", für den Key "file" ein. Unter File können wir die Option "Map" wählen und unter Data mappen wir direkt das Attribut Data aus dem ersten Element der Attachments. Unter "File name" entsprechend der Filename des ersten Elements der Attachments.

 

Die letzte Option "Parse response" setzen wir auf "Yes". Dies bewirkt, dass wir die Antwort direkt komfortabel weiterverarbeiten und auf die einzelnen Elemente der XML Antwort strukturiert zugreifen können.

 

Jetzt führen wir das Szenario einmal aus und testen direkt mal mit einer E-Rechnung im Anhang. Hier findest du eine Beispiel Rechnung, falls du gerade keine zur Hand hast.

 

Ausführen über den Klick auf den Button "Run once":

 

Erstelle nun also einfach eine E-Mail mit deinem E-Mail Programm, füge die Rechnung als Anhang hinzu und versende sie an die E-Mail Adresse des Mail Webhooks in Make. Sobald die E-Mail eingetrudelt ist, sollte das in etwa so aussehen:

 

Wichtig ist, dass als Status Code "200" zurück kommt, was anzeigt, dass der Aufruf erfolgreich war. Im Bild habe ich das Element in der Antwort schon aufgeklickt und man sieht den Empfängernamen "Musterfirma Nürnberg".

4. Schritt: Daten in Airtable speichern

Jetzt, da du die Daten hast, kannst du sie in Airtable speichern.

• Füge das Airtable-Modul hinzu und wähle die Aktion "Create Record".
• Verbinde dein Airtable-Konto und wähle die Tabelle aus (bei mir im Beispiel "Kreditoren"), in der du die Informationen speichern möchtest.
• Mappe das XML-Datenformat auf die entsprechenden Felder in deiner Airtable-Tabelle.

Als Record Name bietet sich der Dateiname der Rechnung an. Diesen bekommen wir aus dem Webhook Modul.

 

Die weiteren Daten aus der Rechnung entnehmen wir dem Http Modul, hier liegen die strukturierten XML Daten vor, die wir aus der RapidAPI gezogen haben. Die Daten des Lieferanten bzw. Rechnungsstellers liegen hier unter dem Pfad: CrossIndustryInvoice -> SupplyChainTradeTransaction -> ApplicableHeaderTradeAgreement -> SellerTradeParty

Hier mappen wir jetzt ein Feld nach dem anderen. Die Adressdaten sind nochmal in einem Knoten "PostalTradeAddress" zusammengefasst, hier finden wir die Attribute PostcodeCode, LineOne, CityName und CountryID, die wir auf unsere Felder in Airtable mappen.

Jetzt können wir das Szenario nochmals laufen lassen und verifizieren, dass unsere Daten aus dem XML Dokument den Weg nach Airtable gefunden haben.

Und Voila! Es hat funktioniert und die Daten unserer E-Rechnung wurden in Airtable gespeichert. So sollte das dann ungefähr aussehen:

Dieses Beispielbild wurde einem anderen Beispiel entnommen, deshalb heißen hier die Felder anders. Außerdem ist hier das Original Rechnungs PDF auch enthalten, dies habe ich in dem Tutorial hier nicht aufgeführt. Dies ist jedoch ein sehr relevanter Schritt, da man die Dokumente ja 10 Jahre lang archivieren muss.

Wenn du sehen möchtest, wie das Original Dokument auch noch in Airtable gespeichert werden kann, schau dir gerne das folgende Video noch an, wo ich das im Detail zeige:

Fazit

Die Umstellung auf E-Rechnungen ab 2025 wird für viele Unternehmen eine Herausforderung darstellen. Am Ende wird das Thema aber nicht so heiß gegessen werden, wie es gekocht wurde. Wichtig ist, die Anforderungen zu kennen und eine passende Lösung zu finden. Unter Umständen, braucht man aber gar nicht so viel und eine No-Code Lösung, wie hier gezeigt, reicht erstmal aus.

Über die bereitgestellte ZUGFeRD-API kannst du E-Rechnungen schnell und einfach auslesen, ohne dich mit teuren und unflexiblen Softwarelösungen herumzuschlagen. Diese Herangehensweise ermöglicht es dir, dein Rechnungssystem individuell anzupassen und zu optimieren, sodass du deine Zeit und Ressourcen effizienter nutzen kannst.

Ich hoffe, dieser Beitrag hat dir geholfen, einen klaren Überblick über das Thema E-Rechnung zu bekommen und dir gezeigt, wie du ohne großen Aufwand beginnen kannst, deine Rechnungen digital zu verwalten. Wenn du Fragen hast oder mehr Informationen benötigst, zögere nicht, mich zu kontaktieren. Viel Erfolg beim Umstieg auf die digitale Rechnungswelt!